Giao dịch tên miền quốc tế: múi giờ, ngôn ngữ và nhịp trả lời

Về mặt kỹ thuật, chuyển một tên miền giữa hai nước không khác gì chuyển trong cùng một nước. Hệ thống tên miền không biết biên giới.

Thứ làm giao dịch quốc tế kéo dài và dễ đổ vỡ là những thứ nằm ngoài kỹ thuật.

Múi giờ: mỗi vòng trao đổi mất trọn một ngày

Đây là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất và ít được tính tới nhất.

Nếu giờ làm việc của hai bên gần như không chồng lấn, mỗi lá thư gửi đi sẽ được trả lời vào ngày hôm sau. Một cuộc thương lượng năm vòng — chuyện hoàn toàn bình thường — do đó kéo dài một tuần, trong đó phần lớn thời gian là chờ.

Hai cách rút ngắn:

• Viết thư đầy đủ hơn bình thường. Thay vì hỏi một câu rồi chờ, hãy nêu luôn phương án và điều kiện kèm theo. Một lá thư trả lời được hai ba vòng.
• Nói rõ giờ làm việc của mình ngay trong thư đầu. Bên kia sẽ biết khi nào nên mong hồi âm, và không hiểu nhầm sự chậm trễ thành thiếu quan tâm.

Ngôn ngữ: viết cho người không cùng tiếng mẹ đẻ

Khi cả hai bên đều dùng ngôn ngữ thứ hai, cách viết quan trọng hơn vốn từ.

Ba nguyên tắc:

1. Câu ngắn, mỗi câu một ý. Câu phức nhiều mệnh đề là nơi hiểu lầm sinh ra.
2. Gạch đầu dòng thay cho đoạn văn khi nêu điều kiện. Dễ đọc, dễ trả lời từng mục.
3. Tránh cách nói gián tiếp. Sự lịch sự vòng vo trong tiếng Việt có thể bị đọc thành lưỡng lự hoặc thành đồng ý.

Và một chi tiết nhỏ nhưng tránh được nhiều rắc rối: viết tháng bằng chữ, không viết bằng số. Thứ tự ngày và tháng khác nhau giữa các nước, và một ngày hết hạn bị hiểu sai có thể làm hỏng cả thương vụ.

Nhịp trả lời: im lặng không phải lúc nào cũng xấu

Ở thị trường trong nước, im lặng ba ngày thường là dấu hiệu bên kia mất hứng thú. Với giao dịch quốc tế, nó có thể chỉ là ngày nghỉ.

Lịch nghỉ lễ khác nhau theo nước, và có những kỳ nghỉ kéo dài cả tuần mà bên bạn không hề biết. Trước khi kết luận thương vụ đổ, hãy kiểm xem có phải đang là kỳ nghỉ ở nước họ không.

Ngược lại, đừng gửi thư nhắc quá dày. Ở một số nơi, việc nhắc liên tục bị đọc là thiếu chuyên nghiệp hoặc là dấu hiệu bạn đang rất cần — và cả hai đều bất lợi cho bạn.

Ba thứ nên thống nhất sớm

Đưa vào thư thứ hai hoặc thứ ba, đừng để tới cuối:

• Đồng tiền thanh toán và ai chịu phí chuyển đổi.
• Bên trung gian nào và ai chịu phí.
• Hình thức bàn giao — chuyển nhà đăng ký hay chuyển quyền trong cùng nhà đăng ký.

Ba thứ này hay được để tới cuối vì chúng là chi tiết kỹ thuật. Nhưng chúng cũng là ba chỗ dễ bất đồng nhất, và phát hiện bất đồng sau khi đã thống nhất giá là cách nhanh nhất làm cả hai bên bực bội.

Một việc làm ở đầu mỗi thư

Tóm tắt lại những gì đã thống nhất trong một hai dòng, rồi mới tới nội dung mới.

Nghe thừa, nhưng với giao dịch kéo dài nhiều ngày qua nhiều lá thư và qua rào cản ngôn ngữ, nó là thứ giữ cho cả hai cùng nhìn vào một bức tranh — và nó là bằng chứng nếu về sau có tranh luận về điều gì đã được đồng ý.