Bán cho cá nhân và bán cho doanh nghiệp: giấy tờ khác nhau thế nào

Đây là vấn đề rất Việt Nam và rất hay bị phát hiện muộn: hai bên đã thống nhất giá, chuẩn bị chuyển tiền, rồi kế toán bên mua hỏi “hoá đơn đâu?”.

Bài này nêu các tình huống thường gặp trong thực tiễn, không thay thế tư vấn của kế toán hoặc luật sư.

Bốn tổ hợp

Giao dịch tên miền có bốn tổ hợp giữa hai bên, và mỗi tổ hợp có đặc thù riêng.

Doanh nghiệp bán cho doanh nghiệp

Đơn giản nhất. Bên bán xuất hoá đơn, bên mua hạch toán chi phí, cả hai đều có chứng từ đầy đủ. Hợp đồng có đủ thông tin pháp nhân hai bên.

Doanh nghiệp bán cho cá nhân

Cũng gọn. Bên bán vẫn xuất hoá đơn theo quy định, bên mua nhận và lưu. Cá nhân mua không cần hạch toán nên không có yêu cầu đặc biệt.

Cá nhân bán cho cá nhân

Không phát sinh hoá đơn. Điều cần có là hợp đồng hoặc thư trao đổi rõ ràng, chứng từ thanh toán, và bản xác nhận đã bàn giao.

Với giao dịch giá trị lớn, nên có văn bản có chữ ký hai bên để làm chứng cứ.

Cá nhân bán cho doanh nghiệp — chỗ hay kẹt

Bên mua là doanh nghiệp cần chứng từ hợp lệ để hạch toán khoản chi này. Bên bán là cá nhân không xuất được hoá đơn theo cách thông thường.

Đây không phải bế tắc — có các cách xử lý theo quy định hiện hành, nhưng chúng cần được bàn trước khi chốt giá, vì một số cách ảnh hưởng tới số tiền bên bán thực nhận.

Vì sao phải bàn trước khi chốt giá

Nếu có nghĩa vụ thuế phát sinh trên khoản thu nhập, số tiền bên bán thực nhận sẽ khác con số đã thoả thuận. Hai bên cần rõ ngay từ đầu: con số đang bàn là số trước hay sau nghĩa vụ thuế.

Rất nhiều tranh cãi ở phút cuối bắt nguồn từ việc mỗi bên hiểu con số đó theo một cách.

Danh sách hỏi ngay ở lượt thư đầu

Chỉ ba câu, và chúng tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau:

1. Bên kia là cá nhân hay doanh nghiệp?
2. Bên mua có cần chứng từ để hạch toán không?
3. Nếu có, bên bán cung cấp được loại chứng từ nào?

Hỏi ba câu này ngay khi bắt đầu nói chuyện nghiêm túc, đừng đợi tới lúc chuẩn bị chuyển tiền.

Với giao dịch quốc tế

Khi một bên ở nước ngoài, thêm một lớp nữa: chứng từ để ngân hàng cho phép chuyển tiền ra hoặc nhận tiền vào.

Ngân hàng thường yêu cầu hợp đồng và hoá đơn hoặc chứng từ tương đương. Chuẩn bị trước tránh được tình huống tiền đã sẵn mà lệnh chuyển bị giữ lại.

Điều nên làm dù ở tổ hợp nào

• Lập văn bản — dù ngắn, dù chỉ là thư xác nhận qua lại.
• Giữ chứng từ thanh toán — sao kê, biên lai, ảnh chụp màn hình giao dịch.
• Ghi rõ con số là trước hay sau thuế.
• Hỏi kế toán trước khi chốt nếu giá trị đáng kể.

Các giao dịch qua Tên Miền Đẳng Cấp có chứng từ đầy đủ cho bên mua là doanh nghiệp — đây là khác biệt đáng kể so với mua trực tiếp từ cá nhân.