Hồ sơ cần lưu sau giao dịch và giữ trong bao lâu

Phần lớn giao dịch tên miền không bao giờ có tranh chấp. Nhưng khi có, nó thường xảy ra nhiều năm sau — đúng lúc bạn đã đổi hộp thư, đổi máy tính, và không nhớ mình lưu gì ở đâu.

Danh sách cần lưu

Nhóm 1 — Chứng minh thoả thuận

• Hợp đồng chuyển nhượng có chữ ký hai bên, nếu có.
• Toàn bộ chuỗi thư trao đổi, kể cả những thư tưởng không quan trọng.
• Bất kỳ thoả thuận bổ sung nào phát sinh trong quá trình.

Thư trao đổi hay bị coi nhẹ nhưng nó là loại chứng cứ dễ có nhất và trong thực tế thường quyết định — nó cho thấy hai bên đã hiểu và đồng ý những gì.

Nhóm 2 — Chứng minh thanh toán

• Sao kê ngân hàng của giao dịch.
• Biên lai hoặc xác nhận từ dịch vụ ký quỹ.
• Hoá đơn nếu có.
• Chứng từ chuyển tiền quốc tế nếu áp dụng.

Nhóm 3 — Chứng minh bàn giao

• Ảnh chụp màn hình tên miền trong tài khoản của bên mua sau khi chuyển xong, có ngày tháng.
• Email xác nhận chuyển nhượng từ nhà đăng ký.
• Xác nhận của dịch vụ ký quỹ rằng giao dịch đã hoàn tất.

Nhóm này chứng minh việc chuyển giao đã thật sự xảy ra, không chỉ được thoả thuận trên giấy.

Nhóm 4 — Thông tin kỹ thuật bàn giao

• Danh sách bản ghi DNS trước khi chuyển.
• Ghi chú về các dịch vụ bên thứ ba đang gắn với tên miền.

Nhóm này ít giá trị pháp lý nhưng rất có ích về mặt vận hành trong vài tháng đầu.

Lưu ở đâu

Nguyên tắc: ở nơi độc lập với hệ thống có thể mất.

Đừng chỉ để trong hộp thư công việc — bạn có thể đổi việc, công ty có thể đóng hộp thư đó, hoặc chính tên miền dùng cho email đó có thể là tên miền đang bàn.

Tình huống cuối nghe buồn cười nhưng có thật: bán tên miền, mất luôn email ở tên miền đó, và mất luôn toàn bộ chứng từ giao dịch nằm trong hộp thư.

Cách gọn: một thư mục lưu trữ riêng, tải toàn bộ thư và chứng từ về dạng tệp, sao lưu ở hai nơi.

Giữ bao lâu

Với chứng từ kế toán, theo quy định về lưu trữ chứng từ áp dụng cho đơn vị bạn — hỏi kế toán.

Với hồ sơ chứng minh quyền sở hữu: giữ chừng nào bạn còn giữ tên miền, và thêm một thời gian sau khi bán đi. Không có lý do gì để xoá, vì dung lượng gần như bằng không.

Một việc nhỏ đáng làm

Tạo một tệp ghi chú ngắn kèm trong thư mục, ghi lại: mua hoặc bán ngày nào, với ai, giá bao nhiêu, qua kênh nào, và có gì bất thường không.

Ba năm sau bạn sẽ không nhớ những chi tiết này, và tệp ghi chú mất năm phút để viết sẽ tiết kiệm hàng giờ tìm lại.

Với bên bán

Sau khi bán, ngoài việc lưu hồ sơ còn cần dọn dẹp: gỡ tên miền khỏi các hệ thống quản lý của mình, gỡ khỏi danh sách theo dõi gia hạn, và kiểm xem có tài khoản dịch vụ nào đang dùng địa chỉ email ở tên miền đó không.

Việc cuối quan trọng về mặt bảo mật: chủ mới của tên miền có thể nhận được thư đặt lại mật khẩu của các tài khoản đó.

Xem thêm quy trình và mẫu hồ sơ chuẩn tại hướng dẫn giao dịch của Tên Miền Đẳng Cấp.